1.
Tối
ưu Ribbons
Nếu bạn vẫn đang dùng bộ Office
2003 và quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía trên cửa sổ thì
hãy chuẩn bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010.
Với thanh menu theo giao diện
Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt trên menu
chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ.
Thực ra bộ Office 2007 cũng đã
được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhiên, menu của Office 2010 được tối
ưu để thuận tiện hơn cho người dùng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo
thêm các tab mới để chứa các chức năng của riêng mình.
Menu Ribbon trên Word 2010
Có thể khi mới chuyển qua menu mới,
bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn về sự mới lạ, tuy nhiên, một khi đã
quen thuộc, bạn sẽ khó mà chấp nhận quay trở lại sử dụng mẫu menu
cũ trên Office 2003.
2.
Hệ
thống menu mới lạ
Trước đây, Office 2007 đã tạo ra
sự khác biệt hoàn toàn so với Office 2003 cũng như các phiên bản
Office cũ về mặt giao diện, đặc biệt là menu của chương trình thì
giờ đây, Office 2010 lại là tạo nên 1 cấp độ mới và là một sự thay
đổi về menu công cụ của chương trình. Khi lựa chọn trên menu công cụ,
thay vì sổ xuống 1 menu như trước đây, toàn bộ cửa sổ Office 2010 sẽ
thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn như Save, Open,
Close, Preview…
Và trên cùng, hệ thống
menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích thước tập tin, và
các thông tin về sửa đổi file…. Thêm vào đó là một cửa sổ cho phép bạn
xem trước tài liệu ở dạng trang in để chắc chắn rằng văn bản đã được
trình bày theo đúng ý bạn. Nói một đơn giản: Hệ thống menu mới của
Office 2010 rõ ràng và chi tiết hơn rất nhiều.
3.
Chức
năng Backstage View
Trong Office 2010, nút bấm này được
thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm ở trong cùng bên trái. Khi
bạn click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage View
sẽ được hiện lên. Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các
tác vụ, màn hình bên phải sẽ là tùy chọn các chức năng tương ứng
với tác vụ đó.
4.
Chức
năng Paster Preview
Microsoft đã thu thập phản hồi
của khách hàng về các phiên bản Office trước và phát hiện ra rằng
số đông người dùng thường xuyên mất nhiều thời gian để dán một đoạn
văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung soạn thảo của mình.
Nguyên do của tình trạng này là
vì người dùng không biết trước nội dung được dán vào văn bản sẽ
trông như thế nào, và họ phải làm lại nhiều lần mới khiến cho chúng
trông hợp lý và phù hợp với định dạng của nội dung soạn thảo. Và
đó là lý do tính năng Paste Preview được ra đời.
Paste Preview cho phép bạn xem
trước nội dung soạn thảo sẽ trông như thế nào nếu một nội dung khác
được dán vào trong đó, giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Ngoài ra
tính năng này còn cho phép lưu giữ định dạng của nội dung cần dán,
kết hợp các định dạng hoặc loại bỏ định dạng của nội dung trước
khi dán.
5.
Chức
năng Text Effect
Thay
vì phải tạo một đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, giờ
đây với Office 2010 công việc đó đã đơn giản hơn rất nhiều và người dùng cũng
có thêm nhiều lựa chọn với việc trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản
Office 2007. Tính năng WordArt chỉ được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với
Word 2007 thì mọi sự vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác.
Với
tính năng Text Effect bạn có thể sử dụng hoàn toàn các hiệu ứng đẹp mắt của
WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản bạn chỉ
cần lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng hiệu ứng sau đó nhấp chuột vào biểu tượng
của Text Effect trên thanh công cụ tại thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho
phép bạn lựa chọn các hiệu ứng cần áp dụng
Và
bạn hoàn toàn có thể áp dụng các hiệu ứng có trong Text Effect với văn bản của
mình.
Nếu
như phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt thì giờ đây người
dung có thể chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn bản có hiệu ứng của WordArt
Người
dùng có thể chèn, xóa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu… với
văn bản mang hiệu ứng của WordArt
Chú
ý: Chức năng này chỉ sử dụng cho những file Word được tạo ra từ Word 2010 và có
định dạng *.docx nếu người dùng lưu file dưới dạng *.doc thì các hiệu ứng này sẽ
tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản
6.
Lưu
file dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn
Ngoài
các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đó như Doc, Docx…
thì Office 2010 cũng hỗ trợ lưu file dưới định dạng PDF và XPS mà không phải
cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007
7.
Hiển
thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button
Để
biết thông tin về file văn bản bạn đang làm việc bạn chỉ việc nhấp chuột vào
nút Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến lần
lưu cuối cùng), số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian
lưu lần cuối, người tạo…
8.
Khả
năng mở rộng màn hình
Office
2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn hoặc hiện bảng
Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải cửa sổ làm
việc của các ứng dụng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1
9.
Chức
năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng
Chức năng chỉnh sửa file Media
chuyên dụng:
Không chỉ biết đến với những
công cụ soạn thảo văn bản và tính toán, Office 2010 còn biết đến với
công cụ chỉnh sửa ảnh và video mạnh mẽ. Cụ thể, bạn có thể dễ dàng
chỉnh sửa và biên tập nội dung hình ảnh cũng như video ngay trong trong
Microsoft PowerPoint. Bạn thậm chí có thể loại bỏ nền của hình ảnh với bộ
Office mới.
Nói cách khác, Office 2010 có rất
nhiều tính năng mà bạn có thể làm được với các file media. Mặc dù nó sẽ
không phải là phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên dụng như Photoshop, nhưng
Office 2010 thực sự làm cho việc tạo và chỉnh sửa nội dung các hình ảnh
dễ dàng hơn.
10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào
văn bản
Đây
là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert bạn dễ dàng nhận thấy
nút lệnh Screenshot.
Khi
nhấp chuột vào nút lệnh này một menu hiện ra cho phép bạn chụp ảnh một ứng dụng
đang chạy hay một cửa sổ đang được mở để chèn vào ngay tại vị trí con trỏ.
Khi
nhấp chuột vào nút lệnh Screenshot một menu hiện ra hiển thị các cửa sổ đang mở
và chương trình đang chạy người dùng chỉ việc nhấp chuột vào đối tượng để có được
bức ảnh chèn vào văn bản. Người dùng cũng có thêm lựa chọn chụp tuỳ chọn bằng
cách lựa chọn Screen Clipping để chụp ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn lệnh
này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người
dùng nhấp chuột và khoanh một vùng cần chụp vùng đó sẽ sáng lên và ngay khi thả
chuột người dùng sẽ có được một bức ảnh chèn vào văn bản là vùng vừa chọn.
11. Xử lý ảnh như một chương trình
chuyên nghiệp
Với
Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hiệu ứng
cho đối tượng picture được chèn vào văn bản. Chỉ cần chọn đối tượng này sau đó
vào Menu Picture Tools\Format người dùng có thể dễ dàng nhận thất các lựa chọn
để thay đổi hiệu ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect.
12. Phát triển chức năng tìm kiếm
Nếu
như với Office 2007 và các phiên bản trước đó hộp thoại tìm kiếm không có gì
khác biệt thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức
năng khá linh hoạt và tốc độ tìm kiếm cũng được cải thiện đáng kể. Khi chọn lệnh
tìm kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại về bên
trái nhường chỗ cho hộp thoại tìm kiếm. Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm
vào ô Search Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng
thời hộp thoại cũng hiện ra một phần đoạn văn gần với từ đang tìm kiếm để người
dùng có thể dễ dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm
13. Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ
Bạn luôn lo lắng nội dung tài
liệu của mình sẽ bị thay đổi và truy cập trái phép? Điều này sẽ
được hạn chế tối đa ở trong Office 2010. Phiên bản Office mới cung cấp
những tính năng cho phép hạn chế việc thay đổi mà không có sự cho phép
của tác giả, ngoài ra còn cung cấp thêm vào một “chế độ bảo vệ” (protection
mode) để tránh việc bạn vô tình sửa nội dung của file ngoài ý muốn. Office
2010 cho phép bạn chọn lựa ai trong số những người nhận được tài liệu
của bạn được phép chỉnh sửa, hoặc chỉ được xem mà không có quyền
chỉnh sửa.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét